Jan 8 • Christoph Tatzber

Copilot Agents nutzen: Möglichkeiten & Vorteile

Optimiere deine Prozesse mit Copilot Agents. Erfahre über ✓ Nutzungsmöglichkeiten ✓ Vorteile unterschiedlicher Agents ► Jetzt nachlesen!

Falls du noch nicht mit den Fähigkeiten und Vorteilen von Copilot vertraut bist, kannst du mehr darüber in diesem Artikel erfahren.

Copilot Agents folgen dem gleichen Prinzip wie allgemeine KI-Agenten. Mehr darüber kannst du in diesem Blog lesen.

Warum sind denn nun Copilot-Agenten so wichtig und warum werden diese vieles verändern?

Also Copilot-Agents sind KI-Assistenten, die den Copilot 365 verbessern und erweitern. Sie stellen Verbindungen zu anderen Datenquellen her, d.h. der Copilot kann dann z.B. auf ERP-Programme wie SAP zugreifen.

Die Agenten können dabei helfen, Aufgaben zu automatisieren und Erkenntnisse aus Daten (wie z.B. Bilanzen) abzulesen.

Zukünftig wird der Copilot die zentrale Anlaufstelle sein für Anfragen, Aufgaben uvm.

Statt viele Programme zu öffnen, haben wir eine zentrale „Schaltstelle“ für alle Aufgaben. Copilot mit Copilot Agents bietet dafür das Potenzial.

Copilot-Agenten sind dabei keine eigenständige Software, sondern direkt in die Anwendung von Copilot integriert.

Es gibt verschiedene Stufen eines Copilot-Agenten, angefangen von sehr einfachen individualisierten Anpassungen bis hin zu komplexen Tätigkeiten. Ein Copilot-Agent kann beispielsweise aus einem SharePoint-Dokument erstellt werden, der passende Antworten und Fragen dazu liefert. Oder ein Copilot kann nahtlos in Power Automate integriert werden, um Flows und Automatisierungen zu starten.

Ein Power Automate Flow ist nichts anderes als eine Abfolge von Tätigkeiten, z.B. Öffnen eines Excel Dokuments, Daten importieren, berechnen und verarbeiten sowie Bericht per E-Mail versenden.

Mit „deklarativen“ Agents (einer Unterkategorie von KI-Agents) können wir Copilot an unsere Geschäftsprozesse anpassen. So wird es einfacher, konkrete Aufgaben an den KI-Assistenten zu übergeben.

Welche konkreten Möglichkeiten bieten sich denn nun mit Copilot Agents?

Texterstellung und Bearbeitung:
Copilot Agents können Texte generieren, umformulieren, zusammenfassen und an den gewünschten Ton oder Stil anpassen. In Word helfen sie bei der Erstellung von Berichten, Angeboten oder Dokumentationen. So kann der Copilot Agent auf den eigenen Sprachstil trainiert werden, sodass dieser die exakten Formulierungen trifft.
Analyse und Verarbeitung von Daten:
Copilot Agents können Daten direkt aus Drittsystemen importieren und Dateneinblicke in diese geben. Was sind die letzten Quartalszahlen, welche Projektbudgets wurden überschritten uvm.
Verbesserung in der Zusammenarbeit:
Copilot Agents können helfen, Meeting-Notizen zusammenzufassen, erstellen To-do-Listen und unterstützen bei Projekten.
Wissensmanagement:
Copilot Agents können Informationen aus verschiedenen Quellen sammeln und konsolidieren. Sie durchsuchen Dokumente auf Sharepoints oder anderen Drittsystemen, finden relevante Inhalte und bereiten diese übersichtlich auf. Stell dir vor, du hast SOPs (Standard Operating Procedures), und Copilot liefert dir zu jeder Tätigkeit die relevanten Inhalte.
Integration in bestehende Prozesse (Automatisierungen):
Mit Copilot Agents können PowerAutomate Flows getriggert werden, d.h. du kannst vordefinierte Aufgaben starten lassen. Dies bietet sich ideal an, um schnell und einfach Automatisierungslösungen zu bauen.

Angenommen, du musst monatlich Reports auswerten und präsentieren. Mit einem Power Automate Flow kannst du die Daten vorbereiten, reinigen und im gewünschten Report-Format erstellen lassen.

Hier ist auch noch ganz klar zwischen Low/No - Code und Pro-Code zu unterscheiden. Je komplexer eine Anwendung wird, desto mehr sind professionelle Programmierkenntnisse notwendig. Einfache Anbindungen oder Abfragen lassen sich schnell und unkompliziert im Copilot Studio (No/Low-Code-Anwendung) durchführen.

Was sind nun die Vorteile von Copilot Agents:

Zeitersparnis durch Automatisierung:
Ganz klar, hier können repetitive und zeitaufwändige Aufgaben an KI-Agenten abgegeben werden, sodass mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben bleibt.
Verbesserte Produktivität:
Nicht alle Aufgaben lassen sich automatisieren, daher ist KI-Unterstützung für die verbleibenden Aufgaben sehr sinnvoll. Die Erstellung einer Präsentation mit KI ist zum Beispiel deutlich schneller als eine 100 %ige Eigenleistung.
Nahtlose Integration in die Office-Programme:
Copilot Agents können in unserer gewohnten Umgebung eingesetzt werden, d.h. es sind sämtliche Funktionen direkt in den Microsoft Office Tools vorhanden. Somit kann schneller in Outlook, Excel, Word u.v.m. gearbeitet werden.
Vorbereitung auf die Zukunft
Digitalisierung und künstliche Intelligenz wird die nächsten Monate / Jahre sicher unseren Arbeitsalltag sehr verändern. Mit dem Einsatz und der Integration von AI-Agents bzw. Copilot Agents bist du für die Zukunft aufgestellt.

Um den Einsatz von Microsoft Copilot Agents möglichst greifbar zu machen, hier eine Übersicht der aktuellen Möglichkeiten zur Erstellung von Agents:

Copilot Agents in Sharepoint (Anfänger:innen geeignet)
Du kannst sehr schnell auf Grundlage deiner eigenen Dokumente Agents erstellen, welche dir spezifische Fragen zu deinen Dokumenten beantworten. Vermutlich ist diese Möglichkeit eine der leichtesten und vom Schwierigkeitsgrad für Anfänger:innen gedacht.
Copilot Agents in Studio-Agent Generator (Biz-Chat) (Anfänger:innen geeignet)
Du kannst unter copilot.microsoft.com, wenn du eine Vollversion von Copilot hast, deine eigenen KI-Agenten erstellen. Für diese benötigst du wenig Vorerfahrung. Nützlich ist es, wenn du Custom-GPTs kennst und weißt, wie man KI-Modelle anpasst.
Copilot Agents in Copilot Studio (Kenntnisse erforderlich)
Du kannst deinen Copilot Agent im Copilot Studio erstellen, einem Low-Code/No-Code-Tool. Etwas Vorerfahrung und Verständnis für API-Anbindungen sind jedoch hilfreich, um umfangreiche Projekte umzusetzen.
Copilot Agents in Teams-Toolkit: (Fortgeschrittene Kenntnisse notwendig)
Für diese Lösung sind definitiv Programmierkenntnisse erforderlich, da du das Pro-Code-Tool Teams Toolkit in Visual Studio Code nutzen musst. Zwar kann dir Copilot beim Schreiben des Codes helfen, aber eine 100 %ige Korrektheit habe ich mit KI-Tools noch nicht erreicht. Daher sind fortgeschrittene Kenntnisse in diesem Bereich notwendig.
Custom-Copilot und Adaptionen von Copilots: (Fortgeschrittene Kenntnisse notwendig)
Für fortgeschrittene Möglichkeiten kannst du Visual Studio Code nutzen, um Copilot genau auf deine Anforderungen anzupassen. Hierfür solltest du auf jeden Fall Expert:innen zu Rate ziehen, die Erfahrung mit Programmierung und Anbindungen haben.

Nun weg von der theoretischen Umsetzung, hin zu den Praxisfällen, wo uns Copilot helfen kann. Hier ein kleiner exemplarischer Auszug, ich denke, dass die Aussagen von McKinsey stimmen und fast 30 % der aktuellen Tätigkeiten in Unternehmen bereits automatisiert werden könnten. Die Frage zum aktuellen Zeitpunkt ist immer, ergibt dies auch einen positiven ROI (Return on Invest), denn auch die Ausarbeitung von Automatisierungslösungen kostet Zeit und dadurch Geld. Somit, denke ich, ist es auch aus aktueller Sicht nicht notwendig und möglich, so viele Tätigkeiten abzugeben.

Ein wichtiger Treiber dieser Technik wird definitiv der Fachkräftemangel, der sich in den nächsten Jahren zuspitzen wird, d.h. es könnte erforderlich sein, Automatisierungslösungen auch ohne positiven ROI umzusetzen, alleine deswegen, um die operativen Tätigkeiten in gewohnter Qualität beizubehalten.

So könnten folgende Szenarien möglich sein:

IT-Selbsthilfe mit erweiterten Wissen:
Man kann nach FAQ per KI suchen, sollte es keine Antwort auf eine Frage geben, kann Copilot direkt ein Support-Ticket eröffnen und sämtliche Fragen aus den bisher geschriebenen Vorschlägen.
Controlling Report-Copilot:
Monatliche Abschlussbuchungen oder Forecasting-Aufgaben stehen an? Was, wenn ein Copilot-Bot diese übernimmt und bei Fragen zu Finanzen zur Verfügung steht? Dank Power Automate Flows ist dies ein realistisches Szenario, das viel Arbeit abnehmen kann.
HR-Auskunftsbot inkl. Anbindung an Systeme:
Ein Copilot-Agent könnte Zugriff auf die relevanten HR-Systeme haben und den Mitarbeiter:innen persönliche Informationen zu Fragen geben.
Wann ist mein Urlaubsstichtag, wann ist der nächste KV-Sprung u.v.m. Es wäre somit eine Antwort aufgrund Daten aus dem System möglich, welche mit allgemein zugänglichen Daten verschmelzt werden.

Die Arbeitswelt wird zunehmend komplexer, der internationale Wettbewerb größer und die Arbeit wird nicht weniger. Zusätzlich verschärft der Fachkräftemangel die zur Verfügung stehende Arbeitsleistung in der DACH-Region. Wie können wir uns also zukunftsträchtig aufstellen, sodass wir wertvolle Arbeitsplätze erhalten und unseren Wirtschaftsstandort schützen und weiter ausbauen?

Copilot Agents können ein kleines Puzzle-Teil in der KI-Strategie von Unternehmen darstellen. Sie passen ideal in die vorhandene Microsoft Office-Welt und können an Benutzer:innen Bedürfnisse angepasst werden.

Mit Agents kann auch das allgemeine Problem von unpassenden und ungenauen Antworten von KI-Modellen beseitigt werden. Wenn du mehr über Copilot Agents wissen willst, dann kontaktiere mich, ich halte hier immer wieder Vorträge und Schulungen in Unternehmen ab.

Meiner Meinung kann und wird KI hier eine entscheidende Rolle spielen. Ich bin der Meinung, dass KI unsere Arbeitsweise ähnlich dem PC oder dem Internet verändern wird. Deswegen ist mein Ziel auch, das Wissen über diese Technologie zu verbreiten.

Wenn du gerne allgemeineres Wissen zu künstliche Intelligenz benötigst oder du Führungskraft oder HR-Manager bist, dann kann ich dir auch unseren Kurs “KI für Führungskräfte” sehr empfehlen.

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