ChatGPT und Excel: Wie man Excel mit ChatGPT effizienter nutzt

Die Anwendungsfälle sind nahezu unbegrenzt, besonders wenn ChatGPT Zugriff auf deine Daten hätte. Das heißt, ChatGPT kann dir in einer Konversation Antworten auf Basis deiner Daten geben.

Beispiel aus der Praxis: Du ladest eine Excel Tabelle mit Produktbeschreibungen in ChatGPT hoch und kannst danach ChatGPT Fragen zu diesen Produkten stellen.

ChatGPT stellt nur ein KI-Modell von vielen dar, es gibt hier noch Google Gemini, Antrophic Claude und viele mehr. Jedoch ist zum aktuellen Zeitpunkt, ChatGPT am weitesten verbreitet und bietet eine gute Qualität.

Excel mit ChatGPT können deine Fähigkeiten auf ein neues Level bringen!

Viele Teilnehmer in meinen Kursen sind erstaunt, wie viel schneller und einfacher die Arbeit mit Excel durch ChatGPT wird.Erst letztens war eine Kursteilnehmerin, die mir folgendes gesagt hat: „Ich merke mir leider einfach diese Wenn und S-Verweis Funktion nicht, obwohl ich sie einmal im Monat für den Abschluss brauche. Mit ChatGPT muss ich es mir aber gar nicht merken, ich muss nur noch die richtige Frage an die KI stellen können!“.

Zukünftig musst du also nur noch wissen, wie du ChatGPT die Frage stellst, sodass du die passende Antwort bekommst. Dazu später im Prompt Engineering Kapitel.

Ein weiterer Vorteil ist, dass du sogar Screenshots in ChatGPT kopieren und um Rat fragen kannst – Vorsicht bei Firmendaten! Solltest du mit Firmendaten in ChatGPT hantieren, ist besondere Vorsicht geboten, da ChatGPT alle Daten zum Training verwendet. Erkundige dich dazu in deiner Firma, ob es eine Nutzungsrichtlinie für KI-Anwendungen gibt.

Eine gute Alternative ist Microsoft Copilot Enterprise oder eine kostenpflichtige Version von ChatGPT (Teams oder Enterprise).Wenn du alle Vorteile von ChatGPT nutzen willst, dann kannst du dir meinen KI & Copilot Kurs ansehen.

Doch wie sieht nun der konkrete Nutzen von ChatGPT mit Excel aus? Es gibt hier einige hilfreiche Möglichkeiten, wie du mit KI effektiv Zeit sparen kannst.

Wenn Funktion, X-Verweis und viele mehr – wer kennt auf Anhieb alle Funktionen auswendig? ChatGPT kennt sie alle und bietet sofortige Hilfe bei Formelfragen. Doch was gibt es hier zu beachten?

1. Prompt aufbauen
2. Auf Sprache der Formel achten (Standard ist zumeist EN bei ChatGPT)
3. Kontext bieten
   
   Einfaches Übungsbeispiel: Du hast eine Spalte mit Budget, eine Spalte mit Ausgaben und danach sollst du prüfen, ob das Budget eingehalten wurde. Das heißt, du kannst diese Wenn-Funktion ganz einfach mit ChatGPT erstellen lassen.

Hier die Formel, die mir ChatGPT erzeugt hat:

Das hier ist ein einfaches Beispiel aus dem Excel Professional Kurs. Ähnliche Methoden werden auch für komplexere Formeln im Excel Expert oder Expert II Kurs verwendet.

Formel einfügen und fertig:

Hast du eine Data Science Ausbildung? Kennst du die prescriptive, diagnostic, oder destrictive Analyse?

Wenn nicht - auch kein Problem, ChatGPT kennt diese.

Ein praktisches Beispiel: Du hast eine Buchungsdatenbank eines Hotels, mit Hotelzimmer, Kundenzufriedenheit, Datum und Zimmertyp. Hier auszugsweise ein paar Daten:

Jetzt wollen wir wissen, wann ist denn die beliebteste Reisezeit. Das heißt, wann werden unsere Zimmer gebucht. Dazu hätten wir gerne ein Diagramm, in Excel selbst wäre dies mit einer Pivot Tabelle und einem Pivot Chart möglich (wird im Excel Expert Kurs gemeinsam erlernt).

In ChatGPT kannst du dir ein solches jedoch relativ einfach zaubern lassen:

Sogar mit einer Interpretation der Daten dazu:

Das ist nur der Anfang der Möglichkeiten mit ChatGPT. Wer umfassende Kenntnisse über KI und ChatGPT erlangen möchte, sollte meinen KI & Copilot Kurs besuchen.

Die höchste Kunst ist die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben mit KI. Excel bietet bereits zahlreiche Automatisierungsoptionen wie Power Query, Makros, Office Scripts und einiges mehr.

Eine Automatisierung mit ChatGPT funktioniert über sogenannte APIs, also Schnittstellen zu anderen Programmen. Hier müssten wir sehr tief in die Materie einsteigen, damit es erklärbar wird.

Ein einfaches Beispiel wäre die Nutzung von Power Automate (RPA) mit ChatGPT im Flow integriert, um Tätigkeiten zu automatisieren. 

Das A und O in der Arbeit mit ChatGPT ist die effektive Nutzung von Prompts. Du fragst dich, was Prompts sind?
Prompts sind die Benutzereingaben, also im Chatfenster der Text, den du an die KI abschickst. Je genauer, präziser und ausführlicher dieser ist, desto besser die Antwort. 

Hier im Bild eine Darstellung eines idealen Prompts, so wie es Microsoft für seinen Copilot empfiehlt. Copilot basiert auf ChatGPT, daher gelten hier sehr ähnliche Regeln. 

Kontext: Wie und was soll gelöst werden? Willst du eine Microsoft Excel Aufgabe oder ein Google Sheets Dokument bearbeiten? In welcher Zelle befinden sich deine Daten und vieles mehr. Stell dir vor, du redest mit einem Blinden und musst so viel als möglich erklären.

Kleiner Tipp: Nutze die Spracheingabe, sodass du nicht alles schreiben musst, erspart sehr viel Zeit.

• Aufgabe: Welche Aufgabe soll gelöst werden? Was sind die Anforderung in der Aufgabe? Soll eine S-Verweis-Funktion erstellt werden oder doch eher eine Index & Vergleich, oder ist dies egal? 

• Erwartungen: Was ist das Ziel der KI-Ausgabe? Soll eine Formel erstellt werden oder eine Beschreibung, wie du diese Formel selbst erstellen kannst? Es gibt hier viele Möglichkeiten. Wenn du einen Text schreiben lassen willst, wie lange sollte dieser sein, was sollte in diesem Text vorkommen, das sind nur einige der Möglichkeiten.

• Quelle: Hier kannst du z.B. das Internet durchsuchen lassen oder auf verschiedene Dokumente in deinem Chat referenzieren, woher sollen also die Daten stammen, die du für die Verarbeitung nutzen willst.

Wenn du alles zum Thema Prompting und die effektive Nutzung von ChatGPT wissen willst, dann ist der KI & Copilot Kurs genau das richtige für dich. Hier besprechen wir genau diese Details, sodass du die Antworten bekommst, die du benötigst. 

Außerdem eine kleine Empfehlung von OpenAI für einen perfekten Prompt:

• Aufgabe in kleinere Subaufgaben zerlegen
• Schreibe klare Anleitungen
• Referenztext angeben

ChatGPT kann deine Arbeit in Microsoft Excel erheblich erleichtern. Du kannst damit schneller und effektiver deine Themen lösen. Wenn du damit starten willst, empfehle ich dir folgende Reihenfolge: