Oct 1 • Christoph Tatzber

Excel SVERWEIS: Wie du ihn richtig nutzen kannst

Erfahre, wie du den SVERWEIS in Excel richtig nutzt, häufige Fehler vermeidest und deine Daten effizient verwaltest. ► Jetzt nachlesen!
Inhaltsverzeichnis:

Wenn du eine Abkürzung mit KI-Tools nehmen willst, um in wenigen Sekunden dein Excel SVERWEIS Beispiel lösen willst, dann springe hier zum Fazit oder besuche unseren Excel Expert Kurs:

Was ist der SVERWEIS in Excel?

Der SVERWEIS ist vermutlich eine der wichtigsten Funktionen in Microsoft Excel. Für Auswertungen und Datenverknüpfungen zwischen Excel-Dokumenten oder in verschiedenen Arbeitsblättern ist er unschlagbar. Doch was genau ist der Excel SVERWEIS?
Ein praktisches Beispiel aus dem Alltag, mit welcher ich diese Funktion sehr häufig erkläre:
Prozess des Arztbesuchs mit Medikamation
Stell dir vor, du gehst zum Arzt, wie läuft das ab?

Du kommst hin und die Dame oder der Herr am Empfang fragt dich nach deinem Namen und deiner E-Card bzw. deiner elektronischen Gesundheitskarte in Deutschland. Diese wird in ein Lesegerät gesteckt und danach hat sie deine Akte und deine Daten vor sich.

Der SVERWEIS in Excel funktioniert sehr ähnlich.
Du möchtest einen Suchbegriff (deine Akte) in einer Arzt-Datenbank finden und danach diese Informationen erhalten.

Bei dem Excel SVERWEIS ist es sehr ähnlich, du hast einen Suchbegriff und möchtest diesen in einer Tabelle suchen. Angenommen du hast einen Kundennamen und möchtest die Adresse in deiner Kundendatenbank finden, dann wäre dies ein ideales Beispiel dafür.
Kundenname in Datenbank finden
Alternativen zum Excel SVERWEIS sind:
  1. Filter-Funktion (erst ab Office 2021, meine absolute Lieblingsfunktion)
  2. Der XVerweis (erst ab Office 2021)
  3. Bereich.Verschieben + Vergleich
  4. Index + Vergleich

Wie funktioniert der SVERWEIS in Excel?

Kurze Zusatzinfo vorab: Das S im SVERWEIS steht für Senkrecht.Es würde auch noch den WVERWEIS (Waagerecht) geben, dieser sucht in den Zeilen.

Wie ist der SVERWEIS aufgebaut? Hier der Syntax der Funktion mit dem Excel SVERWEIS Beispiel von vorhin kombiniert:

=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; [Bereich_Verweis])


  • Suchkriterium: Der Begriff, nachdem wir suchen (deine Krankenakte)
  • Matrix: Der Bereich, in dem wir die Infos suchen (die Arzt-Datenbank)
  • Spaltenindex: Spalte in der sich die Info befindet (Medikamenten Rubrik)
  • Bereich_Verweis: Genaue oder ungenaue Übereinstimmung (falls es zwei Personen mit dem gleichen Namen beim Arzt gibt, ob es egal ist, welche Akte er öffnet)


Hier auch noch eine kurze visuelle Erklärung der Formel:

Erklärung der Syntax des Sverweises in Excel
Nochmals ein anderes Excel SVERWEIS Beispiel: Angenommen du bist Kassier:in und möchtest wissen, wie viel ein Getränk kostet.

Unser Suchkriterium in Orange (Espresso Ristretto) wollen wir in der Preisliste rechts (Matrix) durchsuchen und als Rückgabe wollen wir den Preis erhalten (Spaltenindex = 2). Außerdem wollen wir eine genaue Übereinstimmung, d.h. wenn wir Espresso Ristretto suchen, soll nicht der Espresso Macchiato angezeigt werden.

Hier der Screenshot dazu:
  1. Espresso Ristretto = Suchkriterium
  2. Tabelle rechts = Matrix
  3. 2 = Spaltenindex (1 = Getränk; 2 = Preis)
  4. Falsch = Bereich_Verweis (Falsch = Genaue Übereinstimmung)

Auflistung der Sverweis Formel anhand eines Beispiels

Hier noch die genaue Formel dazu:

Die Excel Sverweis Formel in diesem praktischen Beispiel aufgegliedert
Vereinfacht gesagt, kannst du folgendes beachten:
  • Suchkriterium = Was suche ich?
  • Matrix = Wo suche ich?
  • Spaltenindex = In welcher Spalte steht der gesuchte Wert in der Matrix?
  • Bereich_Verweis = Suche ich nach einem exakten Suchbegriff (meist in 90 % der Fälle ist dieser Ausdruck falsch = genaue Übereinstimmung)

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Es gibt mehrere Probleme, die beim Einsatz des Excel SVERWEIS auftreten können. Hier eine Auflistung der am meisten auftretenden Fehler:
  1. #Name?
  2. #Bezug!
  3. #Wert!
  4. #NV
Wie können nun diese Fehler verhindert werden bzw. erst gar nicht auftreten:

#Name?

Dieser Fehler tritt auf, wenn die Formel nicht richtig geschrieben wurde, so könntest du z.B. =SERWEIS (ohne v) geschrieben haben und Excel erkennt dadurch nicht die Formel korrekt.

Kontrolliere nochmals die Schreibweise bzw. die Spracheinstellungen (evtl. hast du ja Englisch eingestellt).

Übrigens: Der SVERWEIS heißt in der englischen Version: VLOOKUP
Der #Name Fehler in Excel bildlich dargestellt

#Bezug!

Dieser Fehler tritt auf, wenn du nach einer Spalte außerhalb der Matrix suchst. Angenommen du hast eine Matrix wie oben mit Getränk und Preis und würdest den Spaltenindex 3 eingeben, würdest du diese Fehlermeldung produzieren.

Dieser Fehler könnte ebenfalls auftreten, wenn der Suchbegriff oder die Matrix gelöscht wurde. Das heißt, wenn du in diesem Beispiel, die Zeile 4 löschen würdest, erhältst du ebenfalls den #Bezug! Fehler.

Der #Bezug Fehler in Microsoft Excel dargestellt

#Wert!

Dieser Fehler kann passieren, wenn du nach links suchen willst, d.h. du gibst beispielsweise beim Spaltenindex -1 ein. Der SVERWEIS in Excel hat aus großen Nachteil, dass die Suche nach dem Suchbegriff immer in der ersten Spalte der Matrix beginnt und der gesuchte Wert immer rechts davon stehen muss.

Alternativ müsstest du den XVERWEIS (ab Office 2021) oder Index + Vergleich verwenden. Als Beispiel, hier wäre eine Suche nach dem Getränk und danach die Ausgabe des Preises mit dem SVERWEIS nicht möglich:

Der #Wert Fehler in Microsoft Excel

#NV

Dieser Fehler tritt auf, wenn der Suchbegriff nicht gefunden werden konnte. Hier gibt es mehrere Gründe, warum dies passieren kann:

1. Die Matrix ist nicht korrekt eingestellt:
Wenn das Suchkriterium nicht in der ganz rechten Spalte in der Matrix zu finden ist, so wie am Bild hier:

Der #NV Fehler in Microsoft Excel

2. Der Suchbegriff existiert wirklich nicht in der Tabelle:

Der #NV Fehler, da der Suchbegriff nicht existiert
3. Der Suchbegriff oder die Matrix enthält beim Wort ein Leerzeichen oder ein sonstiges nicht sichtbares Zeichen:
Der #NV Fehler, da eine andere Schreibweise vorliegt
4. Der Suchbegriff ist eine Zahl, wird jedoch in der Matrix als Text gespeichert, dadurch kann es ebenfalls zu Problemen in der Suche kommen.

SVERWEIS in der Praxis: Anwendungsbeispiele

Wo wird denn nun in der täglichen Büroarbeit der Excel SVERWEIS genutzt? Vermutlich hast du einen konkreten Anlassfall, weshalb du diese Seite durchsuchst, oder du willst diesen lernen. Auf jeden Fall bist du genau richtig hier, steigen wir deshalb direkt in die Praxis ein, sodass du am meisten lernen kannst:

Hier eine Auflistung von sehr häufig genutzten Anwendungsfällen des SVERWEISES in der Praxis: (vielleicht kommt dir ja etwas bekannt davon vor)
  1. Produktkategorie suchen
  2. Mitarbeiterinformationen finden
  3. Preis aus einer Preisliste nachschlagen
  4. Lagerbestand für ein bestimmtes Produkt finden
  5. Kundenadresse anhand der Kundennummer abrufen
  6. Telefonnummer eines Kunden aus einer Kundenliste suchen
  7. Rabatt für ein Produkt anhand der Bestellmenge bestimmen
  8. Umsatz eines Mitarbeiters anhand der Mitarbeiter-ID anzeigen
  9. Lieferdatum eines Produkts anhand der Artikelnummer anzeigen
  10. Bestellstatus für eine Bestellung anhand der Bestellnummer finden

Hier ein kleines Erklärungsvideo, zu unserem ersten Beispiel von vorhin:
In allen Beispielen bisher haben wir eine exakte Übereinstimmung, d.h. bei [Bereich_Verweis} = Falsch ausgewählt. Doch wann nutzt man einen ungefähren Excel SVERWEIS?

Ich finde, ein sehr einfaches Beispiel ist in der Schule. Bei der Bewertung von Tests gibt es meistens Bewertungsschema. Also eine einfache Tabelle, in der man die Note bei einer bestimmten Punkteanzahl ablesen kann. Gleiches kann in Excel nachgebaut werden.
Schulnotensystem aufgegliedert und dargestellt
Ein einfacher Notenspiegel, von 0 bis 49 Punkte hat man eine 5, ab 50 Punkten eine 4, ab 65 Punkten eine 3, ab 80 Punkten eine 2 und ab 90 Punkten eine 1.

Wie funktioniert dies? Wichtig ist, dass die Daten aufsteigend sortiert sein müssen, d.h. mit der kleinsten Zahl (0) beginnend und aufsteigend bis zur letzten Kategorie (90 Punkte).

Der SVERWEIS läuft dann die Kategorie durch, d.h. wenn du nach 55 suchst, weiß Excel, dass 55 größer als 0 ist und springt in die nächste Kategorie. Da 55 größer als 50 ist, versucht er nochmals in die nächste Kategorie zu springen. 65 ist aber bereits größer als 55, deshalb bleibt Excel bei 50 und damit der Note 4 stehen.
Sverweis mit ungenauer Übereinstimmung. Praktisches Beispiel
Zusammenfassend:
Den ungenauen SVERWEIS verwendest du immer bei Suchen in aufsteigenden Zahlenwerten.

Hier macht auch eine Datenüberprüfung, wie zuvor, wenig Sinn, da nicht die genauen Elemente in der Liste stehen.

Sverweis mit 2 Suchkriterien 

Manchmal kann es notwendig sein, nach zwei (oder mehr) Suchkriterien mit dem Excel SVERWEIS zu suchen. Hört sich in der Theorie recht einfach an, ist in Excel jedoch nicht ganz so einfach zu lösen. Hier eine Erklärung dafür:

Wir haben unsere Preisliste von vorhin, jedoch um die Filiale ergänzt, d.h. die Filialen in Wien, Berlin und Zürich haben unterschiedliche Preise:
Beispiel für einen Sverweis mit 2 Suchkriterien
Wenn ich jetzt nach einem Getränk suchen will, hätte ich drei Möglichkeiten. Den Espresso Ristretto würde ich um 3 € in Wien, um 3,50 € in Berlin und um 4 € in Zürich kaufen können.
Ganz vereinfacht gesagt, wollen wir hier 2 Spalten miteinander verknüpfen und dann den SVERWEIS darüber laufen lassen.

Wir tricksen sozusagen Excel aus und machen aus 2 Spalten, eine Spalte. Dadurch funktioniert der SVERWEIS wieder. Wir kombinieren also die Getränke-Spalte mit der Filialen-Spalte und durchsuchen diese kombinierte Spalte.

Wie sieht das aus? Wir kombinieren zuerst unsere Suchkriterien:
Zusammenfügung von 2 Suchkriterien
Weil wir unsere Suchkriterien kombiniert haben, müssen wir natürlich auch unsere Matrix kombinieren:
Zusammenfügen der Spalten in eine SpalteDarstellung der kompletten Matrix mit zusammengefügten Spalten
Wenn du dieses Prinzip verstanden hast, ist das meiste schon geschafft.
Es gibt nun zwei Wege, dies zu lösen:
  1. die einfache Lösung
  2. die professionelle Lösung

a) Die einfache Lösung: Hilfsspalte anlegen

Wir erstellen nun relativ einfach eine Hilfsspalte, indem wir die Getränkespalte mit der Filialenspalte kombinieren. Dazu einfach den ersten Wert in Getränke, ein &-Symbol und den ersten Wert der Filiale. Mit der Autofill Option nach unten ausfüllen und fertig.
Erklärung wie die Spalten zusammengefügt werden in Microsoft Excel
Danach sollte dies in etwa so aussehen:
Zusammenfügung der Spalten dargestellt
Damit wir Äpfel mit Äpfeln vergleichen brauchen wir ebenfalls eine Kombination des Suchkriteriums, diese können wir einfach mit deinem &-Symbol in der SVERWEIS Funktion kombinieren:
Zusammenfügen des Suchkriteriums im Sverweis Syntax
Jetzt nutzen wir einfach als Matrix unsere kombinierte Spalte sowie die Preisspalte. Achtung an der Stelle, die kombinierte Spalte sollte links neben der zu findenden Spalte stehen. (Der SVERWEIS funktioniert nur von links nach rechts)
Sverweis Formel mit Hilfsspalte damit 2 Kriterien gesucht werden können
Fertig ist unsere Excel SVERWEIS Funktion für 2 Suchkriterien mit einer Hilfsspalte.

b) Die professionelle Lösung: Mit der Wahl-Funktion eine Matrix erstellen

Da eine Hilfsspalte unnötigen Speicher in unserer Tabelle benötigt, können wir alles in einer Funktion lösen.

Die Kombination des Suchkriteriums bleibt wie vorhin gleich:

Diese können wir einfach mit deinem &-Symbol kombinieren:
Das Suchkriterium zusammengefügt
Damit wir die Spalte Getränke und Filialen miteinander kombinieren können, brauchen wir die WAHL Funktion. Mit dieser können wir eine eigene Tabelle (Matrix), wie vorhin, mit der Hilfsspalte erstellen. Hierzu können wir folgende Formel eingeben: 
die komplette Sverweis Funktion mit der Wahl Funktion kombiniert
Sieht sehr kompliziert aus auf den ersten Blick, hier eine detaillierte Beschreibung dazu:
Darstellung und erklärung der Sverweis Funktion in diesem praktischen Beispiel
In dem Matrix Parameter geben wir also folgendes ein:
Darstellung der Wahl Funktion in der Formel
Start ist Wahl(1.2} -> welches uns die richtige Matrix erzeugt
D4:D15 ist die Spalte Getränke, diese wollen wir mit dem &-Symbol mit der Filialen Spalte kombinieren.

Danach fügen wir die Preisspalte in unsere Matrix. Es wird damit folgende Tabelle im Hintergrund in der Formel erzeugt:
Zusammenfügung der Spalten mit der Wahlfunktion im Hintergrund
Nun sind wir ebenfalls fertig mit dem Excel SVERWEIS, mit zwei Kriterien und der Wahl-Funktion.

Die finale Formel lautet nun:
Aufgliederung und Erklärung der Sverweis Formel mit der Wahl Funktion

Tipps & Tricks für fortgeschrittene Nutzer:innen

a) Verwendung von WennFehler mit SVERWEIS
Oft tritt die Fehlermeldung #NV auf, wenn der SVERWEIS keine Übereinstimmung findet.

Um dieses Problem zu umgehen, hast du 2 Möglichkeiten:
  1. Den XVERWEIS nutzen (ab Office 2021 verfügbar)
  2. WennFehler mit SVERWEIS kombinieren

Den XVERWEIS werden wir in einem anderen Blogartikel behandeln, da er meiner Meinung nach ein Game-Changer ist und viele neue Möglichkeiten bietet.

Praktisches Beispiel:
Angenommen du suchst nach einem Namen in einer Datenbank und leider gibt es diesen Namen nicht. Dann gibt der SVERWEIS den #NV Fehler zurück. (kein Wert verfügbar)
#NV fehler beim Sverweis vermeiden
Jetzt sieht dies meist sehr unprofessionell aus, daher macht es Sinn, diesen Fehler abzufangen und einen alternativen Wert auszugeben, so wie hier:
Der Sverweis kombiniert mit der WennFehler Funktion
b. Von rechts nach Links zu suchen - mit der Index und Vergleich Funktion

Es kann vorkommen, dass unsere Ausgangstabelle nicht in der richtigen Reihenfolge vorliegt. So kann es passieren, dass wir von rechts nach links suchen müssen - dies ist mit der SVERWEIS Funktion in Excel leider nicht möglich.

Alternativ kann hier die Index + Vergleich Funktion in allen Excel Versionen verwendet werden, bzw. in den neueren Excel Versionen die XVERWEIS Funktion.

Praktisches Beispiel, wann du dies gebrauchen wirst:
In Excel von rechts nach links suchen
Angenommen, du hast den Kundennamen und möchtest die Kundennummer herausfinden. Dies funktioniert leider mit der Excel SVERWEIS Funktion nicht, denn du müsstest hierzu nach links suchen.

Denn welches Argument sollten wir hier bei dem Spaltenindex eingeben? -1? Dies ist leider nicht möglich.
Der Sverweis mit einem Spaltenindex von -1 = Fehler
Anstelle dieser falschen Formel würde ich dir folgende Varianten empfehlen:
  1. Index + Vergleich (für alle Office / Excel Versionen)
  2. XVERWEIS (für alle neueren Office / Excel Versionen)

Kurze Erklärung wie die Index + Vergleich:

INDEX gibt einen Wert aus einem bestimmten Bereich, basierend auf einer Zeilen- und optional einer Spaltennummer zurück.
Erklärung der Index Funktion anhand eines praktischen Beispiels
In diesem Fall, also die 1. Spalte und die 1. Zeile, welches uns hier “Kundennummer” als Rückgabewert liefern wird.

VERGLEICH sucht nach einem Wert in einem Bereich und gibt die Position des gesuchten Wertes innerhalb dieses Bereichs zurück.
Vergleich Funktion anhand eines praktischen Beispiels
Die Vergleich-Funktion, vergleicht unser Suchkriterium “Lisa Schmidt” mit der Spalte rechts und gibt uns danach die Position in der Spalte zurück - hier Nummer 2.

Also mit der Kombination dieser beiden Funktionen können wir auch nach links suchen.

Wie sieht nun die fertige Funktion aus?
Index und Vergleichsfunktion in einem Beispiel
In diesem Fall müssen wir nach einer Zeile suchen und wissen, dass sich unser gesuchter Wert in der Spalte 1 befindet. Daher packen wir die Vergleichs-Funktion in das Zeilen-Argument.

Du kannst das Beispiel auch mit ChatGPT lösen, folgenden Prompt kann ich dir empfehlen:

Wir haben eine Excel Kundendatenbank (D3:E7) mit zwei Spalten. Spalte 1 beinhaltet die Kundennummer, Spalte 2 den Kundennamen. Wir nutzen die deutschsprachige Excel Version. Wir suchen einen Kundennamen, welcher sich in Zelle B4 befindet. Nutze die Index & Vergleichs Funktionen, um uns die entsprechende Kundennummer zurückzugeben. 

Lösung des praktischen Beispiels mit der Index und Vergleich Funktion.

Fazit: So setzt du den SVERWEIS erfolgreich ein und erleichterst dir die Arbeit

Kurzer abschließender Tipp, du kannst für den SVERWEIS ideal KI-Chatbots verwenden. Meine Empfehlung für den Prompt setzt sich immer wie folgt zusammen:

Wir nutzen die deutschsprachige Excel Version und suchen nach Suchbegriff (1), welche sich in Zelle XY (2) befindet. Der Suchbegriff befindet sich in einer Liste, welche sich in den folgenden Zellen befindet (AA:ZZ) (3). Als Rückgabe brauchen wir die Spalte mit der Indexnummer X (4). Nutze den SVERWEIS, um unser Suchkriterium mit einer genauen Übereinstimmung zu finden.

  1. Suchbegriff - Produkt
  2. Zelle des Suchbegriffs - B4
  3. Listenzellen - D4:E12
  4. Spaltenindex - 2 (1 Produkt, 2 Produktkategorie)

Ausgefüllt in unserem Beispiel würde dies so aussehen:
ChatGPT Prompt zur Lösungsfindung
Als Rückgabe erhalten wir dann von ChatGPT:
Antwort von ChatGPT auf unseren PromptErklärung der Eingabeparameter für ChatGPT
Der SVERWEIS in Microsoft Excel ist eine der am häufigsten genutzten Funktionen. Meiner Meinung sollte jeder Excel-User zumindest die Funktionsweise verstehen. Die Erstellung der Formel kann fast immer schon mithilfe von ChatGPT, Copilot etc. erfolgen.

Wenn du mehr zu diesem Thema wissen willst, dann bist du im Kurs Excel Expert optimal aufgehoben, hier gehen wir vertiefend auf Formeln und Funktionen sowie auf die Lösung mit KI-Chatbots ein.

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