Dec 11 • Christoph Tatzber

Excel KI: Excel Formeln einfach mit KI optimieren

Du möchtest deine Tabellen in Google Sheets oder Excel mittels KI verbessern und dir Aufwand sparen? Hier findest du Tipps ► Jetzt nachlesen!

Die Welt, wie wir sie bis jetzt kennen, verändert sich rasant. Kannst du dich noch an eine Zeit ohne Handy erinnern? Vermutlich wird es ähnlich sein, wenn wir in ein paar Jahren zurückdenken an die Zeit ohne künstliche Intelligenz.

Doch was verändert sich mit KI im Speziellen in Bezug auf Excel Formeln?

Wenn du KI in Excel richtig einsetzt, kannst du unglaublich viel Zeit sparen – und genau das hat auch Microsoft erkannt. Deshalb arbeiten sie derzeit daran, Excel und die anderen Office-Tools mit dem Microsoft Copilot um KI-Funktionen zu erweitern.

Gerade in Excel Formeln zu erstellen braucht meist tieferes Verständnis, speziell, wenn es um Formeln dieser Art geht:

Hier kann KI optimal unterstützen. Eigentlich logisch, oder?

Warum müssen wir eine andere Sprache (Formelsprache) lernen, damit wir unsere Probleme lösen?

Wie solltest du nun vorgehen, wenn du Formeln mit KI erstellen willst und nicht mehr alle auswendig wissen willst?

Ich würde dir hier folgende 3 Schritte empfehlen:

Das Endziel vor Augen
Formulierung des Prompts
Trial-and-Error

Angenommen, du hast folgendes Beispiel:

Du hast eine Tabelle mit folgenden Spalten:

Mitarbeiter, Abteilung, Umsatz, Zielvorgabe, Erfüllungsquote und eine zusätzliche Spalte zur Berechnung des Bonus. Der Bonus wird basierend auf bestimmten Regeln berechnet:

Das hier ist unser erster Schritt – mit dem Endziel im Blick. In der Praxis ist das oft der schwierigste Teil: Wir müssen klar definieren, welche Regeln wir brauchen und mit Excel umsetzen wollen.

Bedingungen für den Bonus:

Wenn die Erfüllungsquote ≥ 120 %, gibt es einen Bonus von 15 % des Umsatzes.
Wenn die Erfüllungsquote zwischen 100 % und 119 % liegt, gibt es 10 % des Umsatzes.
Wenn die Erfüllungsquote unter 100 % liegt, gibt es keinen Bonus.
Für Mitarbeiter in der Abteilung "Vertrieb" wird der Bonus um 2 % des Umsatzes erhöht.
Wenn der Mitarbeiter "Max Mustermann" heißt, wird der Bonus pauschal um 100 € gekürzt. (machen wir natürlich in der realen Welt nicht so :-D)

Wichtig ist, dies nun in einem guten Prompt zu formulieren, da hier auch alle Infos an die KI übergeben werden müssen. In unserem Beispiel haben wir bereits die Regeln oben als Bedingungen formuliert, d.h. wir können nun hieraus folgenden Prompt schreiben:

Hier ist ein präziser und effektiver Prompt, um die deutsche Formel zu generieren:

Prompt:

Bitte erstelle eine Excel-Formel in deutscher Schreibweise, die den Bonus eines Mitarbeiters berechnet. Die Formel basiert auf folgenden Regeln:

Der Bonus beträgt 15 % des Umsatzes, wenn die Erfüllungsquote (F4) mindestens 120 % beträgt.
Liegt die Erfüllungsquote zwischen 100 % und 119 %, beträgt der Bonus 10 % des Umsatzes.
Liegt die Erfüllungsquote unter 100 %, gibt es keinen Bonus.
Mitarbeiter aus der Abteilung „Vertrieb“ (C4) erhalten zusätzlich 2 % des Umsatzes als Bonus.
Wenn der Mitarbeiter „Max Mustermann“ heißt (B4), wird vom Bonus 100 € abgezogen.

Die relevanten Spalten sind:

B4: Mitarbeitername
C4: Abteilung
D4: Umsatz
F4: Erfüllungsquote

Als Output erhalten wir dann von ChatGPT:

Der Copilot in Edge ist direkt in den Microsoft-Browser integriert und eignet sich ideal für schnelle Recherchen und Analysen neben Excel. Mit seiner Chat-Funktion kannst Du einfache Anfragen stellen, etwa zur Bedeutung von Excel-Funktionen oder zur Optimierung von Formeln. Zusätzlich ist er in der Enterprise Version (M365-Business Konto) verfügbar, d.h. die Daten sind geschützt und werden nicht für das Training verwendet.

Vorteile:

Nahtlose Integration in den Edge-Browser.
Perfekt für Excel-Nutzer:innen, die während der Arbeit schnelle Hilfe brauchen, speziell, wenn es um firmeninterne Daten geht
Direkte Interaktion mit Webinhalten und Excel-Dokumenten.

Einschränkungen:

Funktioniert nur innerhalb des Browsers.
Keine tiefgehende Integration in Excel-Dateien selbst.

Ideal für: Schnelle Fragen und Excel-Einsteiger:innen, die externe Unterstützung suchen und vertrauliche Daten verarbeiten.

Copilot in Excel ist Microsofts integrierte KI-Lösung für Office 365. Mit einem Klick kannst Du komplexe Analysen durchführen, Formeln erstellen oder Visualisierungen anpassen. Besonders beeindruckend ist die Fähigkeit, natürliche Sprache in Formeln umzuwandeln (per Klick sofort in Excel Tabellen, Spalten anwendbar).

Vorteile:

Vollständige Integration in Excel.
Direkte Unterstützung bei Formeln, Diagrammen und Datenanalysen.
Echtzeit-Feedback und Anpassungen innerhalb der Tabelle.

Einschränkungen:

Erfordert eine aktuelle Office 365-Version mit extra Copilot-Lizenz.
Kostenintensiver im Vergleich zu anderen Tools.

Ideal für: Fortgeschrittene Excel-Nutzer:innen und Unternehmen, die tief in ihre Daten eintauchen möchten.

ChatGPT von OpenAI ist aus meiner Erfahrung die leistungsstärkste generative KI in unserem Test, die über Texteingaben nahezu jede Excel-Frage beantworten kann. Ob Du eine Formel brauchst, eine Datenanalyse beschreiben möchtest oder Automatisierungsideen suchst – ChatGPT liefert schnelle und oft präzise Antworten. Zusätzlich können die Advanced Analysis Funktionen sehr viele Einblicke geben.

Vorteile:

Unterstützt eine Vielzahl von Anfragen, von Formeln bis zu allgemeinen Excel-Tipps.
Plattformunabhängig, da es über den Browser oder als Integration in Tools wie SheetGPT funktioniert.
Lernt aus Feedback und wird mit der Zeit genauer.

Einschränkungen:

Keine direkte Integration in Excel. Ergebnisse müssen manuell übertragen werden.
Abhängig von genauen Eingaben für optimale Ergebnisse.
Daten werden in der Gratis + Plus Version für das Training verwendet. (Teams oder Enterprise Version notwendig für Datenschutz)

Ideal für: Kreative Lösungsansätze und Nutzer:innen, die nicht direkt in Excel arbeiten müssen.

Claude, entwickelt von Anthropic, ist eine KI mit Fokus auf Datenverarbeitung und logische Struktur. Im Vergleich zu ChatGPT legt Claude mehr Wert auf präzise, strukturierte Antworten. Besonders bei langen und komplexen Formeln kann Claude glänzen.

Vorteile:

Liefert detaillierte und klar strukturierte Erklärungen.
Gut geeignet für komplexe Anfragen und logische Herausforderungen.
Höhere Genauigkeit bei längeren Formeln.

Einschränkungen:

Noch weniger verbreitet als ChatGPT, daher weniger Integrationen.
Funktioniert am besten mit sehr spezifischen Fragen.

Ideal für: Nutzer:innen, die komplexe Formeln oder spezifische Lösungen benötigen.

Nicht jedes KI-Tool ist für jeden Zweck geeignet. Berücksichtige bei der Auswahl, welche Anforderungen Du hast:

Einfache Formelhilfen und Tipps: Tools wie ChatGPT oder Claude sind ideal, wenn Du kreative oder vielseitige Unterstützung bei Formeln suchst. Sie liefern schnelle Antworten und können sogar komplexe Zusammenhänge aufschlüsseln.
Nahtlose Integration in Excel: Wenn Du tiefergehende Funktionen direkt in der Anwendung brauchst, ist Copilot in Excel die beste Wahl. Es bietet kontextbezogene Unterstützung und erstellt Formeln oder Analysen direkt in Deiner Tabelle.
Browserbasierte Unterstützung: Copilot in Edge ist optimal, wenn Du häufig zwischen Excel und Webrecherchen wechseln musst und trotzdem die Vorteile des sicheren Datenumgangs nutzt. (M365 Office for Enterprise Lizenz vorausgesetzt)

Tipp: Überlege, ob Du langfristig in Excel arbeitest oder ob Du spontane Lösungen außerhalb der Tabelle benötigst. So findest Du das passende Tool.

Meiner Erfahrung reichen sehr häufig die gratis Tools aus, um 80 % der Aufgaben zu lösen. Solltest du Excel Anfänger sein und des Öfteren Auswertungen brauchen, kann dir KI jedoch einen klaren Performance Boost geben.

Der Einsatz von KI sollte reibungslos in deinem Workflow eingebettet werden. Dazu braucht es natürlich Anstrengung und ein wenig Veränderung deiner Routinen.

So gelingt die Integration:

Schrittweise Einführung: Teste neue KI-Tools zunächst bei einfachen Aufgaben wie der Erstellung von Formeln. So kannst Du die Funktionsweise verstehen und Vertrauen in die Ergebnisse gewinnen.
Tools kombinieren: Nutze etwa SheetGPT für kreative Inputs und Copilot in Excel, um Formeln direkt anzuwenden. So verbindest Du Flexibilität und Effizienz.
Teamwork: Stelle sicher, dass alle Teammitglieder wissen, wie sie mit den Tools arbeiten können. Gemeinsame Schulungen oder kurze Anleitungen fördern die Akzeptanz.

Der Erfolg beim Einsatz von KI-Tools hängt stark von der Qualität deiner Eingaben ab. Mit klugem Prompt Engineering kannst Du präzise und bessere Ergebnisse erzielen.

So optimierst Du Deine Prompts:

Sei klar und spezifisch: Beschreibe Deine Anforderungen genau, z. B. „Erstelle eine Formel, die die Summe in Spalte D berechnet, wenn in Spalte A ‚Vertrieb‘ steht.“
Kontext geben: Gib der KI alle relevanten Informationen, wie Bedingungen oder das gewünschte Ergebnisformat.
Ergebnisse prüfen: Teste und optimiere Prompts, um die besten Antworten zu erhalten und die KI zu „trainieren“.

Mit diesen Tipps maximierst Du den Nutzen von Excel KI-Tools und sparst Zeit.

Die Kombination von Excel KI und modernen Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder integrierten Lösungen macht deine Tabellenarbeit schneller und effizienter. Mit der richtigen Anwendung kannst Du komplexe Excel Formeln einfach erstellen, künstliche Intelligenz gezielt nutzen und typische Fehler vermeiden.

Setze auf KI für Excel, um Deine Produktivität zu steigern: Egal, ob es um Automatisierung, Unterstützung bei Berechnungen oder die Integration von Excel KI Tools geht – mit den richtigen Werkzeugen und einer klugen Strategie wird Deine Tabellenarbeit mühelos!

Wenn du mehr darüber wissen willst, freuen wir dich in einem unsere Kurse begrüßen zu dürfen.

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