Inhaltsverzeichnis- Was ist Microsoft Copilot?
- Wie funktioniert Microsoft Copilot? Funktionen & Features
- Microsoft Copilot nutzen: Praktische Einsatzmöglichkeiten in Unternehmen
- Vorteile und Herausforderungen von Microsoft Copilot
- Datenschutz und Sicherheit bei der Nutzung von Microsoft Copilot
- ChatGPT und Microsoft Copilot: Ein Vergleich
- Zukunftsaussichten und Weiterentwicklung von Microsoft Copilot
- Fazit: Die Zukunft der Arbeit mit Microsoft Copilot
Du bist auf der Suche nach einem digitalen Assistenten? Dann soll dir der Microsoft Copilot behilflich sein. Microsoft hat mit der Veröffentlichung des Copiloten versucht, das digitale Leben einfacher zu gestalten. Der AI-Act ist ab 01.08 in der EU in Kraft getreten und hat zahlreiche Auswirkungen. Copilot kann hier Hilfe leisten, da er im Gegensatz zu ChatGPT etwas mehr Schutz bietet und DSGVO-konform ist.
Der Microsoft Copilot ist ein KI-Modell, welches dir Arbeit im Office Leben abnehmen soll. Texte zusammenfassen, E-Mails schreiben, Meetings zusammenfassen, Excel Formeln erstellen und vieles mehr kann der Microsoft Copilot.
Ich beschäftige mich sehr intensiv seit der Veröffentlichung mit diesem Tool und habe eine Microsoft Copilot Schulung entworfen. In diesem Artikel möchte ich alle relevanten Informationen teilen.
Mein LinkedIn Learning Kurs zum Thema Microsoft Copilot in Word:
Microsoft Copilot soll den Büroalltag einfacher gestalten. Wie? Indem die einfachen Aufgaben von einem KI-Modell durchgeführt werden. So sollen Besprechungsprotokolle, E-Mail-Antworten und vieles mehr von diesem erstellt werden.
Zuerst die Basisinformationen: Microsoft Copilot gibt es in verschiedenen Versionen. Damit wir vom gleichen Thema sprechen, hier eine Auflistung:
- Microsoft Copilot (ehemals Bing Chat)
- Microsoft 365 Copilot (Pro / Business)
- Spezial Microsoft Copilot (Copilot Sales, Copilot Finance, ….)
Microsoft hat hier große Verwirrung geschaffen, da die einzelnen Versionen ziemlich gleich heißen, jedoch unterschiedliche Funktionen bieten. Hier eine kleine Auflistung, welche Version du wofür verwenden kannst:
Du kannst Microsoft Copilot unter
https://copilot.microsoft.com öffnen. Was erwartet dich hier? Ein Chatbot auf Basis von ChatGPT. Microsoft kooperiert mit OpenAI, um dessen KI-Modell nutzen zu können. Das heißt, die Interaktion findet ausschließlich online im Browser statt (Zur Info: Es gibt dazu auch ein Handy App).Wichtig zu beachten: Diese Version gibt es mit kommerziellem Datenschutz, d.h. die Daten werden nicht weiterverwendet.
Du kannst Microsoft Copilot direkt in deinen Office-Apps verwenden, also in Word, Excel, PowerPoint, Outlook uvm. Hierzu ist die Bezahlversion des Copiloten notwendig. Die Copilot 365 Version gibt es einerseits für Privatpersonen (Pro) und andererseits für Geschäftskunden (Business). Der Unterschied liegt einerseits im Preis sowie im höheren Datenschutz und Funktionsumfang (Copilot Studio, …) für Unternehmen.
Hier ein Bild von Microsoft, woran sich perfekt erkennen lässt, dass hier die Integration in den Apps im Vordergrund steht.
Quelle: https://news.microsoft.com/de-de/die-zukunft-der-produktivitaet-mit-copilot-fuer-microsoft-365-erleben/
Zusätzlich veröffentlicht Microsoft verschiedene Copilot Typen, welche spezialisiert auf verschiedene Aufgabengebiete sind. So kann der Copilot Sales direkt auf CRM-Plattformen, Outlook und Microsoft Graph zugreifen und hier z.B. automatisch Meetings mit Kunden vereinbaren. Die Palette wird hier laufend erweitert und bietet digitale Assistenten für spezielle Aufgaben.
Wenn du mehr dazu wissen willst, findest du auf der
Microsoft Homepage mehr Informationen dazu.
Der „einfache“ Microsoft Copilot (ehemals Bing Chat) funktioniert ähnlich wie ChatGPT. Aus eigener Erfahrung finde ich die Ergebnisse jedoch nicht so gut wie direkt im OpenAI Chatbot.
Der Copilot bietet teilweise Einschränkungen, so ist z.B. die Advanced Data Analysis Funktion nicht im vollen Umfang verfügbar oder es sind in der Pro Version (Privatpersonen Version) keine Custom GPTs (speziell trainierte KI-Modelle) verfügbar.
Den Microsoft 365 Copilot kannst du dir sehr vereinfacht vorstellen - wie ChatGPT mit der Anbindung an deine Daten (OneDrive, Sharepoint) und der direkten Integration in die Office 365 Apps. Etwas genauer definiert, besteht Copilot 365 aus drei Teilen:
- Dem Sprachmodell (LLM) – hier ChatGPT
- Datenintegration - Microsoft Graph und Microsoft Semantic Index
- Die Anbindung an die Office-Apps
Mehr Hintergrundinformationen kannst du in der
Microsoft Copilot Schulung erfahren.
Hier ein offizielles Bild von Microsoft zur Darstellung des Funktionsprinzips von Copilot 365.
Wie kannst du nun Microsoft Copilot effektiv nutzen?
Ich habe Copilot die letzten Monate sehr intensiv genutzt und bereits für LinkedIn Learning eine
Microsoft Copilot 365 Word Schulung erstellt.
Diese Einsatzgebiete sind ideal für den KI-Assistenten:- Texte erzeugen
- Bilder erzeugen
- Excel Formeln erstellen
- Präsentationen erstellen
- E-Mail-Antworten verfassen
- Besprechungsprotokolle automatisch erstellen
- Programmiercode erzeugen (Excel Makros, C++, Python, …)
- Zusammenfassungen aus Dokumenten oder Präsentationen erstellen
- und vieles mehr
Es ergeben sich hier je nach Abteilung unterschiedliche Anwendungsfälle. So können zum Beispiel in der Personalabteilung folgende Tätigkeiten mit KI-Unterstützung beschleunigt werden:
- Interview-Fragen erstellen
- Jobbeschreibungen erstellen
- E-Mail-Aussendungen vorbereiten
- Zusammenfassungen aus Dokumenten
- …
Microsoft Copilot hat viele Vorteile und kann deinen Büroalltag erleichtern und beschleunigen. Das heißt, du kannst in einem Arbeitstag künftig mehr Aufgaben erledigen als bisher. Trotzdem gibt es einige Herausforderungen - denn:
- Welche Daten kannst/darfst du in Microsoft Copilot eingeben?
- Wie können die Mitarbeiter:innen auf dieses Thema vorbereitet werden?
Stichwort Microsoft Copilot Schulung
Die Harvard University und BCG (Boston Consulting Group) hatte eine
Studie veröffentlicht, welche immense Produktivitätssteigerungen durch den Einsatz von KI bescheinigte.
Quelle: https://www.oneusefulthing.org/p/centaurs-and-cyborgs-on-the-jagged
Je mehr Aufgaben du in der gleichen Zeit erledigen kannst, desto „mehr“ Aufgaben kannst du erledigen. Je produktiver eine Organisation arbeitet, desto wirtschaftlicher ist sie und kann damit mehr als die Konkurrenz in der gleichen Zeit erledigen.
Copilot hilft, die Produktivität um bis zu 25,1 % zu steigern! Das heißt, mit der Nutzung von KI könntest du theoretisch einen ganzen Tag pro Woche einarbeiten. Das wäre so, als ob dein Unternehmen samstags arbeiten würde und alle anderen Konkurrenten nicht.
Doch nun ein wenig konkreter – warum hat Copilot so viele Vorteile?
Der Microsoft Copilot kann dir helfen Aufgaben schneller zu erstellen:
- Eine Präsentation aus einem Word Dokument erstellen – kein Problem
- Eine lange E-Mail in 10 Punkten zusammenfassen – kein Problem
- Excel Auswertungen in Hand umdrehen – kein Problem
- Fragen / Texte zu Themen ausarbeiten – kein Problem
Und trotzdem voller Schutz deiner Unternehmensdaten – kein Problem dank Microsoft 365 Copilot.
Datenschutz und Sicherheit wird speziell in Bezug auf künstliche Intelligenz wichtiger, doch Microsoft hatte in der Vergangenheit einige Sicherheitspannen.
Um hier nur einige zu erwähnen: Ein Azure-Server war falsch konfiguriert und Daten von Microsoft Servern wurden veröffentlicht (Anfang 2024). 38 Terabyte an Microsoft Daten wurden auf GitHub veröffentlicht (September 2023).
Hier nur ein kleiner Auszug der relevanten Datenlecks aus dem
DSGVO-Portal:
Quelle: https://www.dsgvo-portal.de/sicherheitsvorfall-datenbank/
Gerade Sicherheit ist aber bei künstlicher Intelligenz wichtiger denn je.
Wie können Mitarbeitende von der neuen Technik überzeugt werden?
Welche Fähigkeiten sind notwendig, um die Tools zu bedienen?
Beschäftigte müssen verstehen, wie sie Microsoft Copilot nutzen können, d.h. was ist ein effektiver Prompt, welche Einsatzfälle gibt es, wo kann ich mir tatsächlich Zeit ersparen.
Start muss jedoch häufig das Nehmen der Angst sein. So berichtete das
Handelsblatt, dass ca. 40 % der Beschäftigten Angst haben, dass ihr Job zukünftig nicht mehr existieren wird.
Zusammengefasst sind es folgende Themen, die als Herausforderung gelten:
- Datensicherheit / Datenabfluss
- Prozesse an KI anpassen
- Ängste auflösen
Einer der wichtigsten Vorteile von Microsoft Copilot gegenüber ChatGPT ist die Datensicherheit. Microsoft bietet in der Enterprise Version den kommerziellen Datenschutz an.
Wenn du Microsoft Copilot mit Firmendaten nutzen willst und eine Office365 Lizenz hast, solltest du unbedingt darauf achten, dass du angemeldet bist als Business User. Woran erkennst du das?
Rechts oben werden deine E-Mail-Adresse und ein grünes Schildsymbol angezeigt. Hieran erkennst du, dass du dich in der Enterprise Version befindest und der kommerzielle Datenschutz aktiv ist.
Ein zusätzlicher Tipp an dieser Stelle:
Solltest du Microsoft Edge verwenden, dann nutze einfach die Edge Business Version (zu erkennen an dem braunen Taschensymbol). Dann wirst du normalerweise automatisch in Copilot mit deinem Business Account eingeloggt. Solltest du dieses Symbol nicht vorfinden, dann logge dich einfach oben rechts in Copilot mit deinem Firmenkonto ein.
Solltest du mit personenbezogenen Daten arbeiten, ist die Datensicherheit immens wichtig. Microsoft garantiert hier, dass die Daten weder zum Trainieren der KI bzw. des LLM (Large Language Modell) genutzt werden, noch außerhalb der Server verarbeitet werden. Das heißt, Microsoft Copilot und Microsoft Copilot 365 erfüllen die Voraussetzungen der DSGVO. Mehr Informationen dazu gibt es auf der
Microsoft Homepage.
OpenAI - das Unternehmen hinter ChatGPT - hat sich darauf spezialisiert, gute und ausgeklügelte KI-Modelle zu entwerfen, welche schnelle und passende Antworten liefern.
Microsoft dagegen ist spezialisiert auf die Office-Suite, also Programme im Büroalltag. Mit Microsoft Copilot sollen diese Welten kombiniert werden, d.h. KI-Modelle in die Office-Welt integrieren.
Der große Vorteil von Microsoft Copilot ist also die direkte Nutzung des KI-Modells in der Office-Umgebung.
Ich persönlich kann aus zahlreichen praktischen Anwendungen sagen, dass ChatGPT häufig bessere und zielgerichtetere Antworten liefert. Wenn der Einsatz jedoch Firmendaten beinhaltet, dann sollte unbedingt der Datenschutz beachtet werden.
- Microsoft Copilot Business oder Microsoft Copilot 365:
Arbeiten standardmäßig mit dem kommerziellen Datenschutz, d.h. die Daten sind gesichert.
- ChatGPT oder ChatGPT Teams / Enterprise:
Arbeitet standardmäßig ohne diesen Datenschutz, d.h. die Daten werden zum Training des KI-Modells verwendet und können an andere User ausgespielt werden. Wenn Firmendaten genutzt werden sollen, dann unbedingt auf die Teams oder Enterprise Version upgraden (kostenpflichtig).
Der Microsoft Copilot hat immenses Potential, denn er kann mit anderen Programmen verknüpft werden.
Praktisches Beispiel:
Das Management möchte gerne wissen, wie viel Budget seit Jahresbeginn bereits ausgeschöpft wurden. Dann kann der Microsoft Copilot mittels API (Application Programming Interface) Kontakt zu anderen Programmen aufnehmen und das Budget aus einer Tabelle in einem ERP-System (z.B. SAP) auslesen und dem Management mitteilen.
Meine ersten Erfahrungen zu Jahresbeginn mit Microsoft 365 Copilot waren zunächst ernüchternd, speziell der Excel Copilot. Seitdem hat sich jedoch einiges getan und Microsoft verbessert laufend die Funktionalität.
Ich denke, die Zukunft wird garantiert viele Einsatzgebiete von KI bringen. Die unbegrenzten Möglichkeiten zwischen Programmen und danach die direkte Integration in die Office-Programme spielen hier eine große Rolle.
Die Arbeit mit Microsoft Copilot (gratis) bzw. Microsoft 365 Copilot (kostenpflichtig) bringt eine neue Arbeitsweise mit sich.
Schneller Aufgaben erledigen: Zeit sparen durch einfachere Auswertungen, schnellere Präsentationen und vieles mehr werden dadurch ermöglicht.
Die direkte Integration von Microsoft 365 Copilot in Outlook, Word, Excel und anderen Office-Applikationen bietet große Vorteile. Die Verwendung von Word Dokumenten zur Erstellung von Präsentationen oder das automatische Erstellen von Besprechungsprotokollen sind nur einige potenzielle Verbesserungen.
Ich bin sehr gespannt, wohin die Reise gehen wird. Definitiv braucht es Fähigkeiten, diese neuen Tools zu beherrschen.
